Caratteristiche di un autoresponder

Sommario

1 – Introduzione

2 – Che cos’è un autoresponder?

3 – Quando utilizzare un autoresponder

4 – Quattro punti specifici per un autoresponder

5 – Quanti messaggi e-mail devono essere inviati

6 – L’intervallo di tempo tra un messaggio e l’altro

7 – Il giusto equilibrio tra contenuti e proposte commerciali

8 – Riduci al minimo le cancellazioni ed i reclami per spam

9 – Caratteristiche degli autoresponder

I0 – Gli elementi a favore di un autoresponder

11 – Gli elementi contrari ad un autoresponder

12 – Come svolgere un lavoro efficace con un autoresponder


1- Introduzione

Uno degli sviluppi più notevoli sul fronte dell’email marketing è l’utilizzo degli autoresponder, ovvero di software che automatizzano la risposta via email, ad un evento prestabilito.

Tra gli eventi piu’ conosciuti si conoscono, ad esempio, l’iscrizione ad una lista, con l’inserimento, dei propri dati, come nome ed indirizzo e-mail, da parte di un visitatore, all’interno di un modulo di iscrizione posto in una landing page, o in una pagina web iniziale, come una homepage.

Dopo l’iscrizione viene attivata una sequenza di messaggi email che viene chiamata follow-up.

L’obiettivo finale di un follow-up e’ quello di convertire un iscritto in un cliente

In questo articolo, ti spiego che cosa è un autoresponder, i pro e i contro e le strategie piu’ efficaci per utilizzarlo.

Gli autoresponder offrono un servizio unico che puo’ garantirti molti vantaggi in quanto possono produrre risultati con uno sforzo limitato da parte tua, dopo l’impostazione iniziale, la quale richiede un certo impegno.

Tuttavia, anche gli autoresponder possono presentare qualche problema.

Nel proseguimento dell’articolo esaminerò quali siano le modalità di utilizzo, con le quali si possa ottimizzare il suo funzionamento allo scopo di ottenere i migliori risultati economici, anche nel caso di un suo utilizzo all’interno di una strategia di marketing mix.

2 – Che cos’è un autoresponder?

Un autoresponder software è un programma con il quale si puo’ attivare una sequenza automatizzata di messaggi email o follow-up, quando un utente, come gia’ anticipato, si iscrive alla tua lista o fornisce il suo indirizzo email alla tua azienda, magari con un biglietto da visita.

In genere, il processo funziona in questo modo.

Primo step: un utente si iscrive compilando un nodulo di iscrizione posto nel tu sito internet, oppure invia un messaggio vuoto al tuo indirizzo e-mail, con oggetto iscrivimi.

Automaticamente riceve un’e-mail di benvenuto o di ringraziamento per l’iscrizione se si e’ impostata l’iscrizione con il singolo opt-in.

Se invece avrai scelto di operare con il doppio opt-in, dopo la richiesta di iscrizione dell’utente, al medesimo giungerà una richiesta di conferma dell’iscrizione.

Dopo la conferma l’utente ricevera’ un messaggio di ringraziamento per la conferma della sua iscrizione.

Questo primo messaggio potrebbe avere diversi contenuti:

a. essere solo un messaggio di benvenuto contenente una breve introduzione del corso, che iniziera’ in seguito con la prima lezione contenuta in un secondo messaggio;

b. contenere un’offerta oppure solo delle informazioni relative ad un prodotto che il tuo iscritto ha intenzione di acquistare oppure che avra’ gia’ acquistato.

Secondo step: il secondo messaggio potrebbe avere a sua volta informazioni, offerte e promozioni, oppure la prima lezione del corso predetto, strutturato per inviare le lezioni in specifici giorni, e quindi, l’invio della prima lezione non potra’ partire dal momento della iscrizione, che vedra’ soltanto l’invio di un messaggio di benvenuto.

Terzo step: in questa fase, puo’ essere inviato automaticamente agli iscritti un numero di messaggi che puo’ andare dai 7 email di un corso di 7 giorni consecutivi, alle 4 settimane per inviare un corso di 12 lezioni suddiviso in 3 lezioni lezioni alla settimana.

Oppure un corso intermedio, di circa 200 pagine, composto da 72 lezioni da inviare in 25 settimane, o sei mesi.

Si potrebbe poi alle 130/140 lezioni del corso avanzato da inviare in 52 settimane o in un anno, sempre 3 lezioni alla settimana, il lunedì, il mercoledì ed il venerdì, di solito tra 9.00 e le 9.15 del mattino.

Il corso base da inviare nelle 4 settimane rappresenta una specie di introduzione e di anticipo di quello che saranno i contenuti del corso intermedio e di quello avanzato.

Percio’ chi si iscrive per partecipare ai corsi piu’ lunghi, lo fa dopo aver esaminato i contenuti del corso base piu’ breve e percio’ sara’ sicuramente molto interessato.

Secondo alcuni bisognerebbe inviare in media da dieci a venti e-mail, il più delle volte con diversi giorni tra una e-mail e l’altra.

Maggiore è il numero degli email in sequenza, maggiore dovrebbe essere l’intervallo tra i messaggi da inviare.

Ad esempio, entro le prime tre o quattro e-mail, potrebbe esserci solo un giorno o due tra ogni invio di e-mail.

Tuttavia, verso la fine del follow-up, è comune lasciare una settimana di intervallo tra gli e-mail in modo da non frustrare l’iscritto ed incoraggiarlo contrassegnarti come spammer o a cancellare la sua iscrizione alla lista.

3 – Quando utilizzare un autoresponder

La prima cosa da fare, ovviamente, è valutare se si desidera includere un autoresponder nel proprio piano di marketing mix.

Attualmente il panorama e’ molto variegato, ma in linea di massima si distingue tra fornitori di autoresponder installabili sul proprio server ed i programmi residenti sui server dei fornitori di servizi di E-mail Marketing.

Sia nel primo caso che nel secondo si tratta comunque di software residenti su server.

Scendendo nel dettaglio tecnico non esiste alcuna differenza tra i due generi di software.

Infatti il proprietario del codice di un software autoresponder, o il titolare di una licenza del medesimo software, che normalmente risiedono su di un server remoto, potrebbero benissimo entrambi diventare fornitori di servizi esterni di email marketing, cessando di essere il primo, fornitore di software per la clientela, ed il secondo venditore di prodotti suoi o di terzi, per mezzo del stesso software.

L’unica differenza di rilievo tra i due software sarebbe l’ingente investimento in server dedicati, ma strutturati come housing, e non come hosting, per la gestione di un gran numero di database, oltre al fatto che nel primo caso acquisteresti una licenza che potresti gestire in assoluta autonomia, mentre nel secondo acquisti non la sua licenza, ma il servizio di e-mail marketing.

Per quanto riguarda il sottoscritto ho sempre scelto software autoresponder del primo gruppo, cioe’ i cd. self hosted, perche’ dopo tanti anni di esperienza mi basta una settimana per acquistare un server, installare il software autoresponder e compilare i messaggi da inviare.

Infatti devo solo fare copia-incolla delle lezioni gia’ presenti in tutti i miei corsi.

In particolare sto utilizzando arpReach, come autoresponder per antonomasia, ed Email Marketer, che piu’ che essere un autoresponder, perche’ ne ha le funzioni minime, che sono sotto certi profili, inutilizzabili, e’ un programma specifico per e-mail marketing, ed in particolare per newsletter e broadcast.

4 – Quattro punti specifici per un autoresponder

Quando ritieni che sia giunto il momento di utilizzare un autoresponder, dovrai considerare i seguenti punti:

• quanti messaggi e-mail devono essere inviati;

• l’intervallo di tempo tra un messaggio e l’altro;

• il giusto equilibrio tra contenuti e proposte commerciali;

• come ridurre al minimo le cancellazioni e i reclami per spam.

Naturalmente anche per quanto riguarda i messaggi email con un follow-up si dovra’ fare riferimento all’applicazione delle regole comuni dell’E-mail Marketing, come i messaggi in solo testo o html, i modelli e la grafica dei messaggi in html, la struttura dei messaggi, i punteggi relativi alla valutazione delle parole che possono innescare blocchi per spam ed infine la creazione dell’oggetto.

Certamente alcuni di quei punti sono in comune con l’invio di newsletter, come il numero di email da inviare nell’unità di tempo, gli intervalli tra un email e l’altro, e come ridurre al minimo le cancellazioni ed i reclami per spam.

Posso affermare che, in linea generale, i quattro punti menzionati sono specifici per i follow-up creati con gli autoresponder, proprio perche’ il follow-up marketing on line e’ uno strumento che viene utilizzato soprattutto per farsi conoscere gradatamente per poter guadagnare la fiducia e la credibilita’ per poi proporre offerte e promozioni e quindi procedere con la vendita diretta.

Esamino ora ciascuno di questi punti.

5 – Quanti messaggi e-mail devono essere inviati

Nel caso di un software autoresponder installato su server remoto, dipende innanzitutto dall’azienda di hosting dove avrai acquistato il tuo sito e quindi dalla banda mensile che hai a disposizione, la quale non ti permetterà di inviare piu’ di un certo numero di messaggi, in un intervallo di tempo, normalmente determinato in ore.

Per coloro che hanno un autoresponder di questo tipo, se dovesse sorgere un problema inerente allo spam, e che coinvolgesse un dato numero IP, a causa dell’elevato numero di messaggi e-mail, che potrebbe dare adito a sospetti di spam, da parte dei server riceventi, il problema del blocco del numero IP assume rilevanza in base al tipo di server che sia stato acquistato.

Se si tratta di un server virtualmente dedicato o di un server dedicato il problema e’ relativo solo al proprio numero IP.

Se invece si tratta di un server condiviso, ove venga condiviso necessariamente anche un numero IP, tutti gli account creati con tale numero avranno lo stesso problema relativo al blocco IP.

Tuttavia in quest’ultimo caso i rischi sono ridotti al minimo in quanto, o si esclude la possibilita’ di installazione di software autoresponder, oppure il servizio di hosting imporra’ numerosi limiti al suo utilizzo e quindi anche al numero di messaggi email inviabili con quel software.

Nel caso invece di servizi di E-mail Marketing, come Aweber, GetResponse, Mailchimp, etc., se hai acquistato la possibilita’ di inviare messaggi senza limiti, allora pagherai mensilmente in proporzione alla crescita della tua lista, ma verserai anche un costo mensile, sia che tu faccia invii, sia che tu non ne faccia.

Ed i costi sono giustificati dalle risorse che ti vengano dedicate.

Quando invece crei in questi servizi un account come entry level, cioe’ il piu’ economico, non solo non hai la possibilita’ di inviare sequenze di follow-up, ma quando tu l’abbia, molti di essi non ti consentiranno di inviare piu’ di un numero determinato di messaggi e-mail alla settimana oppure al mese.

Ovviamente la ragione della loro scelta, in mancanza delle necessarie risorse, che non avrai acquistato, e’ dovuta all’esigenza di ridurre i reclami per spam e preservare l’integrita’ dei numeri IP dedicati da questo servizio.

Infatti, nel caso di un numero IP, al quale vengano normalmente collegati piu’ account di piu’ clienti, che fosse implicato in problemi di spam, tutti gli account dipendenti da quel numero IP verrebbero coinvolti in un blocco per spam, anche temporaneo, ma letale per l’efficacia del loro follow-up marketing on line.

Molti fornitori di servizi di email marketing ti permetteranno di contrassegnare anche i giorni della settimana in cui tu non voglia che i tuoi messaggi siano inviati, quindi potresti anche voler evitare di inviare email inviate nei fine settimana.

Tuttavia lo faresti contro il tuo interesse, perche’ magari nel weekend i destinatari hanno piu’ tempo per leggere i tuoi contenuti ed inoltre perche’ le tariffe di invio degli e-mail sono inferiori nei fine settimana.

Tutto questo l’ho esaminato dal punto di vista delle problematiche tecniche.

Se invece guardiamo agli aspetti specifici di marketing, secondo le opinioni che erano un tempo prevalenti, il numero massimo di messaggi di un follow-up avrebbe dovuto essere compreso tra i 12 ed i 15 email.

E infatti si sosteneva che 10 messaggi non fossero sufficienti per convertire un iscritto in un cliente.

D’altro canto si riteneva anche che con piu’ di 15 messaggi si sarebbe rischiato un numero elevato di cancellazioni e reclami per spam.

A sostegno si indicava che gli iscritti che non si fossero convertiti in clienti avrebbero potuto sentirsi frustrati o non piu’ interessati alle tue promozioni.

Questo problema mi ricorda un po’ quello dei messaggi troppo lunghi, risolvibile certamente con l’inserimento di contenuti utili, interessanti e coinvolgenti.

Quindi tutto cio’ non ha molta rilevanza per il semplice motivo che il numero di email che dovresti inviare dovrebbe dipendere soprattutto dalla validita’ dei tuoi contenuti e quindi dal livello di coinvolgimento che tu riesca ad ottenere dai tuoi destinatari e quindi dal tempo necessario per trasmettere tale coinvolgimento.

6 – L’intervallo di tempo tra un messaggio e-mail e l’altro

Non lasciare mai che passi troppo tempo tra un messaggio e l’altro perche’ rischi sempre che si dimentichino di te e di considerarti uno spammer, con tutte le conseguenze che ne possono derivare.

Poiche’ i destinatari si sono appena iscritti saranno di conseguenza entusiasti di ricevere i messaggi del tuo tuo follow-up.

Percio’ cerca di approfittare di questo entusiasmo magari inviando un messaggio ogni due giorni.

In seguito potrai inviare un messaggio ogni tre giorni.

Con il passare del tempo ed arrivando verso il termine della sequenza di follow-up, i messaggi saranno ricevuti anche da iscritti che non si sono convertiti in clienti e che potrebbero cancellarsi o considerarti uno spammer, allora sarebbe meglio estendere l’intervallo sino a 5 giorni o anche una settimana tra un messaggio e l’altro.

D’altro canto non si dovrebbe nemmeno inviare un messaggio al giorno.

Ma qui intervengono piu’ fattori.

Cioe’ non solo l’intervallo di tempo od anche il numero di messaggi, dipendono dai tuoi contenuti e dal coinvolgimento, ma dipendono anche da quanto il tuo brand sia affermato.

In ogni caso se i contenuti degli email sono costituito dalle lezioni di un corso, certamente il follow-up potra’ anche essere molto lungo.

In tal caso non potrai inviare gli email del corso una volta al giorno perche’ dovrai pur lasciare il tempo necessario per leggere la lezione.

7 – Il giusto equilibrio tra contenuti e proposte commerciali

Quale dovra’ essere il miglior equilibrio tra tra contenuti e le tue promozioni, offerte e richieste d’acquisto?

Uno dei maggiori rischi che puo’ pregiudicare l’efficacia di un autoresponder e’ quello di inserire della pubblicita’, che venga percepita come non coerente o che faccia apparire il tuo messaggio come un mero volantino pubblicitario.

In tal modo i tuoi iscritti gli utenti si sentiranno frustrati da questi tentativi non appropriati di vendita e successivamente contrassegneranno la tua e-mail come spam, cancellandosi o semplicemente non aprendo i tuoi email futuri.

Quindi per un follow-up di email, che contenga nei propri messaggi dei banner pubblicitari, il rischio maggiore potrebbe essere rappresentato da una mancanza di coerenza con la linea editoriale iniziale, se questa fosse stata basata sull’esclusione della pubblicita’.

Ma anche se non lo fosse stata, esagerare con i banner pubblicitari non e’ una pratica consigliabile.

Se proprio vuoi fare della pubblicita’ falla in modo molto soft nella parte finale dei tuoi messaggi, magari come un consiglio per gli acquisti, inserito nella resource box del messaggio.

Nei casi in cui il destinatario fosse contrariato da queste pratiche fatte in modo esagerato o non coerente, potresti ritrovarti con molte cancellazioni o addirittura essere considerato uno spammer, con tutte le conseguenze del caso.

Tutte le attivita’, di cui sopra, possono ridurre il punteggio di qualita’ a te attribuito dai fornitori di servizi di hosting e di posta elettronica e rendere piu’ difficile la ricevibilita’ dei tuoi messaggi da parte dei destinatari.

Anche qui ritorna un concetto gia’ espresso in altre occasioni con riferimento all’importanza dei contenuti.

Quando presenti dei contenuti veramente utili non dovrebbero mai esservi problemi di cancellazioni o di spam, se anche includi un’offerta d’acquisto in ogni tuo messaggio del follow-up.

Sebbene sia accettabile includere un’offerta di vendita insieme a informazioni utili in ciascuna e-mail, non è consigliabile creare un’e-mail di sola vendita, ad esempio ogni cinque email della serie, perche’ tale prassi non e’ di alcun ausilio al fine di proteggere la reputazione del mittente dei messaggi.

In ogni caso rimane valido il concetto di non presentare mai messaggi esclusivamente di vendita all’interno della sequenza.

Se comunque vuoi vendere sempre, fallo in modo molto soft, dando il tuo consiglio per gli acquisti con l’inserzione della tua pubblicita’ in una parte del messaggio che sia coerente con l’oggetto stesso dell’offerta d’acquisto.

Seguendo questa linea potrai reclamizzare il prodotto in questione in qualsiasi parte del messaggio.

Ma ricorda sempre di non inserire mai dei banner o consigli per gli acquisti che siano estranei ai tuoi contenuti.

8 – Riduci al minimo le cancellazioni ed i reclami per spam

Le strategie per ridurre al minimo le cancellazioni ed i reclami per spam, ed anche il numero di coloro che non aprono i tuoi messaggi, sono le stesse che potrai utilizzare non solo con un follow-up di e-mail, ma anche con l’invio di una newsletter o di un broadcast.

Il sistema piu’ efficace per ottenere una tale riduzione e’ quello, come abbiamo gia’ accennato in precedenza, di scrivere dei contenuti utili e coinvolgenti che rendano accettabili follow-up con tanti messaggi, con intervalli minimi tra i medesimi, e contenenti anche le tue offerte e promozioni commerciali.

Del resto e’ proprio con tali contenuti che potrai guadagnare gradatamente la fiducia e la credibilita’, da parte dei tuoi iscritti, fino a quando inizierai ad ottenere le prime vendite.

Altre strategie che comportino tale riduzione sono connesse con il posizionamento del link per potersi cancellare dalla lista, e quindi con la facilita’, con cui un iscritto possa trovare tale link, e con la facilita’ con cui un iscritto possa cancellarsi, e cioe’ con un solo clic del mouse.

Quindi l’iscritto ottiene una garanzia anticipata, nel senso che se volesse cancellarsi lo potrebbe fare immediatamente e senza problemi.

In questo modo offri anche una garanzia sulla correttezza delle procedure sia di opt-in che di opt-out, che avrai adottato, e otterrai una maggiore fiducia e considerazione da parte dei tuoi iscritti.

Anche la pratica di chiedere al destinatario di inserire il proprio messaggio del follow-up nella sua migliore casella di posta elettronica, rappresenta un modo per ridurre tali rischi.

9 – Caratteristiche degli autoresponder

Gli autoresponder posseggono le stesse caratteristiche di base degli altri strumenti che appartengono al settore dell’e-mail marketing, come newsletter e broadcasting, ma in piu’ hanno la necessita’ di dover essere personalizzati con i tag, per le esigenze connesse con la segmentazione del tuo target.

E questo quando il software autoresponder ti consente di personalizzare con tag sia follow-up, sia newsletter e broadcast.

Infatti questa esigenza di personalizzazione con tag, raramente viene sentita quando bisogna utilizzare newsletter e broadcast.

Inoltre gli autoresponder possono essere utilizzati per operazioni di segmentazione ed anche di microsegmentazione, grazie ad azioni automatiche di risposta del target, quando il medesimo abbia assunto un determinato comportamento, in dipendenza d un certo evento.

Ma possono anche trovare applicazione per produrre i medesimi risultati di un sondaggio di mercato, inserendo in un modulo l’iscrizione almeno piu’ di due autoresponder, per capire meglio i gusti del proprio target di utenza, chiedendo agli iscritti stessi di scegliere l’autoresponder piu’ idoneo a trasmettere cio’ che essi vorrebbero ricevere oppure cio’ che interessa loro di piu’.

Generalmente gli autoresponder hanno dei contenuti che sono completamente diversi dai contenuti appartenenti ad una newsletter.

Infatti, mentre lo scopo precipuo di una newsletter e’ quello di posizionare con piu’ efficacia il brand di un’azienda nella mente del suo target, gli autoresponder hanno come meta la vendita diretta e quindi, nel settore dell’email marketing, rappresentano il principale canale del direkt marketing.

Tuttavia possono benissimo essere utilizzati anche per organizzare campagne di branding proprio come una newsletter, perche’ i loro contenuti possono variare in base al settore in cui opera l’azienda che se ne avvalga, ed in base a quello che hai promesso agli iscritti.

Quindi tra i contenuti dei tuoi follow-up potrai inserire comunicazioni riguardanti la storia delle tua azienda, oppure come intendi migliorare la vita dei tuoi clienti con il tuo prodotto e/o servizio.

Inoltre puo’ spiegare quanto ci tieni alla loro piena soddisfazione in modo da avere dei clienti paganti ma anche felici.

Ovviamente tutto questo dovrai farlo nell’ottica di voler perfezionare il tuo rapporto con i clienti, soprattutto dal punto di vista umano piuttosto che quello commerciale, perche’ ricordati sempre che il commercio si fa con le persone piu’ che con i prodotti.

Un modo per stabilire un rapporto piu’ solido con i potenziali clienti e’ quello di ottenere piu’ iscrizioni possibili da un modulo di iscrizione inserito in una landing page, ma se ne possono creare molteplici, come la raccolta dei contatti ottenuta in una fiera, attraverso i biglietti da visita muniti di indirizzo e-mail.

Un follow-up puo’ avere come oggetto anche un corso di formazione per i dipendenti di un’azienda.

Nei messaggi inseriti nel follow-up dovrai non solo fare in modo che i destinatari dei corsi acquisiscano la necessaria conoscenza per migliorare le proprie prestazioni lavorative, ma anche che tu possa ottenere informazioni direttamente dalle opinioni dei partecipanti.

Il follow-up ha in questo caso, lo scopo di verificare le impressioni dei partecipanti, per esaminare l’utilita’ del corso, sia subito dopo il corso di formazione stesso che in un’occasione successiva a distanza di qualche settimana, in modo da poter confrontare le impressioni immediate rispetto alle opinioni ormai consolidate.

Un follow-up potrebbe essere utilizzato per la gestione dei clienti di un commercialista, quando si tratta di comuni adempimenti standard periodici che riguardino tutti o buona parte dei clienti.

Oppure potresti organizzare degli eventi, con rinfresco, come un open-house, presso una sala di un grande albergo, oppure un open day presso la tua azienda, in cui potrai mostrare quello di cui si occupa la tua azienda e come lo mette in pratica.

Percio’ organizzerai le tue campagne di follow-up, utilizzando tutti i contatti che avrai raccolto da tutti gli eventi riportati, a cui potrai proporre in seguito contenuti interessanti, offerte, sconti e promozioni.

Ma un autoresponder, dotato di una semplice risposta automatica immediata, potrebbe avere come scopo l’ottenimento immediato di un cartellino di dimissioni ospedaliere, proprio per agevolare il lavoro amministrativo dei dipendenti di una clinica.

Con un follow-up di messaggi puoi pianificare in un’universita’, l’invio di una serie di videocorsi, aventi per oggetto delle lezioni per gli studenti.

Un follow-up puo’ avere per oggetto il proseguimento di un rapporto iniziato con un colloquio di lavoro.

In tal caso dovra’ essere pianificato con molta cura per poter proiettare la tua immagine un passo avanti rispetto ai concorrenti che si siano candidati per quello stesso tipo di lavoro.

Un follow-up potra’ avere per oggetto suggerimenti e consigli sull’utilizzo di prodotti gia’ acquistati, o che si ha intenzione di acquistare, e poi anche ricette culinarie, pezzi di narrativa, citazioni e frasi memorabili di illustri personaggi.

Ma ancora con un autoresponder potrai gestire l’assistenza per i clienti, inserendo in un elenco le ragioni dei difetti e le modalita’ per porvi rimedio, con tempi e garanzie, oppure la creazione di una serie di FAQ o frequently asked question, o ancora potrai inserire nel sistema un modo per dare risposte positive ai dubbi di potenziali clienti che si accingano ad acquistare, ed anche un elenco di istruzioni piu’ approfondite per chi abbia appena acquistato un prodotto e/o servizio.

Io, come gia’ accennato in precedenti paragrafi, utilizzo i miei follow-up per inviare le lezioni contenute nei miei corsi.

Infatti ritengo che l’invio di un e-book in una volta sola non sia sufficiente per farti apprezzare dal pubblico, a meno che tu non sia gia’ un esperto molto conosciuto dal tuo mercato.

In tal caso il tuo e-book, oltre ad istruire e a diffondere il tuo brand, potrebbe essere uno strumento di vendita molto efficace, se nei suoi contenuti inserisci tutti i link relativi ai prodotti, per i quali avrai stipulato un rapporto di affiliazione.

Ovviamente tali link dovranno in ogni caso, essere inseriti in parti del tuo e-book che siano coerenti con l’oggetto di vendita della réclame inserita.

Mentre se non sei conosciuto, non avresti alcuna possibilita’ di utilizzarlo per vendere come affiliato, perche’ non saprai nemmeno se i destinatari avranno voglia di leggerlo.

Ma non solo, perche’ se non sei conosciuto, inviare un e-book potrebbe essere persino controproducente e visto con sospetto dai tuoi iscritti, i quali si chiederanno legittimamente: “Come mai questo sconosciuto ci offre gratuitamente dei contenuti così interessanti, subito ed in una volta sola, in cambio soltanto di un indirizzo e-mail, potrebbe esserci qualcosa sotto…?”

In tal caso l’unico rimedio per poter distribuire il tuo e-book ed iniziare a farti conoscere e diffondere la tua immagine ed il tuo brand, sarebbe quello di affidarti ad una grande azienda, come ad esempio Amazon, che lo offrirebbe nei primi dieci giorni gratuitamente, e poi lo venderebbe ad un prezzo che ti consentirebbe anche un guadagno, sul quale credo che nessuno ci sputerebbe sopra.

Scegliendo un’altra strada, con un follow-up di messaggi, contenenti un corso, suddiviso in lezioni, con contenuti integrati da pubblicita’ molto soft, ed inviati quando non e’ da molto tempo che sei sul mercato, ti da’ l’opportunita’ di farti conoscere gradatamente dal tuo target audience, per poter acquisire fiducia e credibilita’, in modo da riuscire ad ottenere piu’ vendite possibili.

In sostanza dovresti provare ad inserire dei contenuti che coinvolgano i tuoi iscritti, fornendo al contempo una piattaforma per incoraggiare le vendite del tuo prodotto e/o servizio e le visita al tuo sito web.

Pertanto, è molto importante che i tuoi autoresponder contengano effettivamente informazioni utili.

I0 – Gli elementi a favore di un autoresponder

In generale gli autoresponder sono essenzialmente come qualsiasi altra forma di e-mail marketing, ma se non sono monitorati con attenzione, non personalizzati per segmenti di mercato specifici, oppure non adeguatamente ponderati nella fase di sviluppo, possono comportare rischi maggiori e produrre rendimenti più bassi.

Quindi spesso e a torto si afferma che l’utilizzo di un software autoresponder comporti solo effetti positivi, cioe’ spesso si dice “impostalo e poi dimenticati di averlo”.

Tuttavia quando si decide di investire le proprie risorse di tempo e di denaro in un autoresponder e’ necessario considerare non solo i pro, ma anche i contro.

In questo paragrafo avrai l’opportunita’ di trovare condensati la maggior parte dei concetti esposti nelle precedenti disamine.

Mi occupero’ per adesso dei pro.

A) Per quanto concerne i pro, dopo l’impostazione iniziale ed il necessario lavoro di composizione dei contenuti dei messaggi, avrai creato un canale che ti mettera’ in comunicazione con il tuo target, e che non necessita di un grande impegno di manutenzione e controllo.

B) Con un autoresponder, oltre a vendere, potrai consolidare il tuo brand e quindi diventare un punto di riferimento per utenti, iscritti e clienti.

C) Un autoresponder ti consente di massimizzare il ritorno dal tuo investimento iniziale.

Infatti, dopo aver ottenuto un buon numero di iscritti, che avrai convertito in clienti, potrai anche acquisire un buon numero di clienti fidelizzati che ti potranno rendere per una vita intera.

E questo potrai ottenerlo con investimenti iniziali tendenti allo zero.

D) Gli autoresponder rappresentano un’ottima soluzione per le piccole imprese con risorse estremamente limitate, e che non consentirebbero la creazione di una newsletter, la quale richiede tempo ed anche risorse economiche da dedicare a chi se ne dovesse occupare.

Percio’ un autoresponder rappresenta una grande opportunita’ per creare numerose campagne di follow-up marketing on line, se hai poco tempo e risorse limitate.

E) Rispetto all’e-mail marketing tradizionale, e cito ancora l’esempio della newsletter, gli autoresponder rendono estremamente piu’ semplice ed a zero costi, la segmentazione del proprio mercato di riferimento.

Infatti potranno non solo essere personalizzati con i tag piu’ impensabili, se utilizzi una autoresponder dell’ultima generazione, ma potresti anche, come gia’ esaminato, proporre piu’ autoresponder in una medesima pagina o anche in un modulo di iscrizione, con lo scopo di creare un sondaggio d’opinione, oppure chiedere ai tuoi iscritti informazioni sui contenuti ed eventualmente anche i prodotti e/o servizi, a cui essi fossero piu’ interessati.

F) Un autoresponder ti consente, dopo aver ottenuto fiducia e credibilita’, di acquisire nuovi clienti, e per ottenere nuovi acquisti dai clienti fidelizzati, e questa e’ la parte piu’ ambita di un follow-up creato con un autoresponder, perche’ secondo una legge economica di un certo economista di nome Pareto, il 20% dei tuoi clienti potra’ sempre garantirti l’80% del tuo fatturato.

11 – Gli elementi contrari ad un autoresponder

I punti negativi di un autoresponder non sono molti, ed alcuni di essi sono anche molto discutibili.

A) Le campagne via follow-up organizzate con un autoresponder possono mettere a repentaglio la reputazione del mittente perche’ sono suscettibili di ottenere di per se’ un numero elevato di cancellazioni, di e-mail non aperte e di reclami per spam.

Tutte queste reazioni dei destinatari dei tuoi follow-up potrebbero rendere piu’ difficile persino l’apertura di messaggi singoli, non inviati automaticamente con un autoresponder.

Io sono sempre piu’ convinto che per evitare simili situazioni sia necessario fornire dei contenuti utili, interessanti e coinvolgenti.

E comunque affermare in generale che un autoresponder possa mettere a repentaglio la reputazione del mittente, sia che abbia inserito contenuti validi o invece contenuti di importanza quasi nulla, non mi pare che sia un vero e proprio punto a sfavore.

Infatti qualsiasi lavoro compiuto con incompetenza puo’ comportare o l’acquisto di una pessima reputazione o la perdita della reputazione positiva acquisita in passato.

Infine, se sei stato vittima di un evento del genere, l’inserimento continuo di contenuti validi, oltre all’accertamento immediato delle correttezza dei tuoi comportamenti quando sei on line, non potranno fare altro se non rendere temporanea la situazione di incertezza, con l’eventualità, anche di un blocco temporaneo, per poi riacquistare la possibilita’ di ritornare a svolgere il tuo lavoro di marketer senza intoppi.

B) La creazione iniziale di una campagna di follow-up marketing on line puo’ richiedere molto lavoro per creare i contenuti da inserire nei tanti messaggi di una sequenza piuttosto lunga.

Infatti tale impegno richiede diverse settimane per impostare, ad esempio, degli split testing, per provare quale sia l’oggetto che riscuote piu’ aperture dei messaggi.

Un ulteriore lavoro e’ costituito dal monitoraggio, che viene compiuto allo scopo di determinare se vi siano problematiche nei tempi o nei contenuti, prima di essere certi e sicuri di poter far partire il lancio del follow-up automatico.

12 – Come svolgere un lavoro efficace con un autoresponder

Gli autoresponder rappresentano un’eccellente opportunità per creare risultati di e-mail marketing con il minimo sforzo dopo lo sviluppo iniziale.

Tuttavia, la chiave del successo consiste nel riflettere lungo il processo di creazione dei messaggi e nel monitorare attentamente il programma per i primi mesi al fine di ottimizzarlo.

Gli autoresponder rappresentano una delle tecniche di email marketing più diffuse ed efficaci attualmente disponibili, se eseguite correttamente.
Ma come si fa a “rispondere automaticamente” in modo da ottimizzare il ritorno sull’investimento?

Le seguenti migliori pratiche dovrebbero aiutarti a creare un autoresponder robusto e di successo

A) Includi sempre il nome del destinatario, non solo nella parte iniziale del corpo del corpo del messaggio, ma anche nel suo oggetto.

B) Assicurati che i destinatari ti inseriscano nella loro lista di contatti della loro migliore casella di posta elettronica, chiedendolo espressamente nel tuo messaggio di benvenuto.

Infatti i messaggi dei follow-up automatici, lasciando che le cose vadano in modo autonomo, corrono il maggiore rischio di essere inseriti nella casella dello spam del destinatario.

Questo a lungo andare puo’ generare sospetti di spam da parte dei sistemi antispam dei server dei destinatari, e potrebbe danneggiare irrimediabilmente la tua deliverability, oltre magari ad ampliare il fenomeno con reclami per spam, cancellazioni e mancate aperture dei tuoi messaggi.

C) Non esagerare mai con l’inserimento di offerte, promozioni e richieste d’ordine.

Ne ho gia’ parlato in precedenza, ma qui rimane solo da rimarcare un concetto.

E’ vero che l’obiettivo principale di un follow-up e’ quello di generare vendite ed entrate economiche, ma se esageri i tuoi destinatari si cancelleranno gia’ fin dall’inizio della sequenza dei tuoi messaggi.

Percio’ evita di creare messaggi del follow-up che sembrino soltanto e-mail di vendita diretta e ripetuta.

D) Rendi i collegamenti chiari e visibili e usa link ipertestuali: assicurati che tutti i link alle pagine di acquisto dei tuoi prodotti siano chiari e visibili.
Se possibile, imposta i link con il colore blu elettrico e sottolineati per un facile riconoscimento dell’utente.

Nel web design in genere e’ sconsigliabile usare le parole “clicca qui” in un link, ed a maggior ragione nel design dell’email poiche’ utilizzare tali parole comporta il rischio di essere bloccati per spam.

Tuttavia gli autoresponder dell’ultima generazione hanno al loro interno la capacita’ di testare il rischio di accumulo di punteggi che possano bloccare il tuo messaggio per spam, prima ancora che tu lo possa inviare.

Assicurati che i tuoi link siano link testuali e non basati su immagini in quanto i collegamenti basati su immagini potrebbero non apparire in tutte le e-mail.

O se proprio lo vuoi fare assicurati che sotto l’immagine sia presente il link testuale, in modo che il destinatario possa comunque visualizzare il link, nell’eventualità che il programma del destinatario, come tutti i programmi di posta elettronica ormai fanno, possa bloccare l’apertura delle immagini.

E) Usa i i tag di personalizzazione, di cui i piu’ attuali software autoresponder dispongono.

Quindi assicurati di utilizzare pienamente le funzionalità del tuo autoresponder, perche’ ti consentono di personalizzare e anche di segmentare o targettizzare meglio il tuo mercato di riferimento.

F) Progetta un modello di messaggio email efficace

La prima cosa che dovrai fare e’ quella progettare un modello di email che abbia dei risultati con contenuti coinvolgenti e che porti a una pagina del tuo sito web che sia efficacemente costruita.

I follow-up degli autoresponder non sono diversi da qualsiasi altro tipo di e-mail marketing quando si tratta di applicare le migliori strategie in merito a contenuto, design, landing page, formattazione, oggetto e protezione dallo spam, oltre a ottimizzare i tassi di conversione, di deliverability, open rate, click-through.

G) Assicurati che il tuo contenuto sia sempre attuale

Valuta quindi se i tuoi contenuti prescindano comunque dall’evoluzione generale attuale.

E’ assolutamente fondamentale assicurarsi che i contenuti dei follow-up di messaggi non siano riferiti ad eventi rintracciabili per ora o data.

Anche se non hai modificato il testo dei tuoi follow-up per due anni, gli utenti dovrebbero comunque avere la sensazione che i tuoi contenuti possano essere stati scritti proprio in quel giorno in cui glieli invii.

Evita riferimenti a tendenze ed attualita’.

Utilizza eventi, riferimenti, ed immagini che non diano luogo a riferimenti temporali precisi in merito al contenuto dei messaggi.

Evita le immagini che includano abiti alla moda.

Non fare riferimento a stagioni o festività.

La regola empirica di base è quella di creare contenuti che possano essere letti in qualsiasi momento o data e che siano considerati senza tempo e che al contemporaneamente siano considerati attuali e importanti dall’utente.

I tuoi follow-up devono essere strumenti senza tempo.

H) Non fare alcuna offerta con date in scadenza

Ricorda, quando stai sviluppando i tuoi autoresponder, che non puoi utilizzare offerte e promozioni con offerte condizionate a date in scadenza o che presentino prodotti di cui disponi di un numero limitato di scorte e che non presenterai piu’ nel lungo termine.

Sembra facile controbattere che tu sei uno che regolarmente aggiorna i suoi contenuti, ma la realtà è che la maggior parte dei marketer attiva i propri autoresponder e poi li dimentica.

Percio’ ogni volta che presenti ai nuovi iscritti un’offerta che non sia effettivamente piu’ disponibile, rischi di frustrare gli utenti e di danneggiare il tuo marchio attraverso i blog, il passaparola e i social media.

Quindi cerca di includere nei tuoi follow-up offerte, promozioni e prodotti che saranno disponibili indipendentemente dal momento della lettura dell’email da parte di un utente.

O se proprio devi fare un’offerta condizionata dal tempo, fai in modo che questo processo rimanga nella sfera del rapporto tra te ed il destinatario.

Ma se proprio devi fare offerte condizionate al numero dei prodotti rimasti, puoi sempre utilizzare la funzione di broadcasting, con la quale potrai fare un invio generalizzato e comprensivo di tutti gli iscritti fino ad una tale data.

I) Non inserire alcun numero di emissione nei messaggi dei tuoi follow-up

Anche se questo ti piacerebbe farlo per vantare il tuo numero di contatti, in realta’ e’ considerato come un’idea pessima.

A parte che e’ possibile che qualcuno inizi a ricevere i tuoi messaggi magari solo dalla seconda meta’ in poi della serie, e che qualcun’altro riceva solo la prima meta’ dei messaggi.

Questi eventi funesti potrebbero accadere per i motivi piu’ svariati, e possono influire decisamente sullo stato generale della registrazione delle iscrizioni e sull’efficacia del tuo marketing.

In questi casi potresti benissimo essere considerato come spammer ed i tuoi messaggi finire nella cartella dello spam, se i tuoi utenti non si siano gia’ cancellati dalla lista.

Molti studi di marketing via follow-up dimostrano che, se inserisci dei numeri progressivi di emissione, con l’aumentare del numero degli iscritti e dei messaggi, gli iscritti inizieranno a rendersi conto esattamente da quanto tempo ricevono le tue email e potrebbero essere più inclini a cancellarsi.

Senza poi dire che questo accade normalmente, anche se non aggiungi nessun numero, ma come fenomeno fisiologico piu’ che patologico.

Percio’ ricordati sempre di mantenere i tuoi contenuti e le tue linee tematiche come se fossero senza tempo, come riferito nel paragrafo precedente.

E questo comprende certamente il non utilizzo del numero progressivo di emissione.

L) Usa i contenuti che rappresentino istruzioni di utilizzo dei tuoi prodotti per i tuoi clienti e poi inseriscili nelle domande frequenti (faq) e adoperali per fare articoli che siano poi letti dai tuoi utenti, nell’ipotesi che desiderino acquistare i tuoi prodotti.

La tua lista sicuramente potra’ essere normalmente costituita da utenti che sono stati recentemente iscritti ad un’altra lista relativa alle istruzioni o alle informazioni sui tuoi prodotti.

E molto probabilmente sul tuo sito web hai una grande quantità di contenuti che potrebbero essere utili per i nuovi utenti, ma che questi ultimi non conoscono perche’ non hanno avuto ancora tempo di visitarlo.

Un buon punto di partenza è proprio quello di prendere il contenuto delle domande più frequenti, che i tuoi clienti esistenti ti inviano, o che esistano gia’ nella raccolta di istruzioni del tuo sitoweb, così come il contenuto degli articoli o delle informazioni relative ai prodotti e/o servizi più conosciuti del tuo sito web, in modo da utilizzarli per creare i tuoi follow-up dedicati ai tuoi clienti attuali o a coloro che intendano acquistare i tuoi prodotti in un prossimo futuro.

Se poi il tuo sitoweb sia abbastanza nuovo, molto probabilmente hai gia’ un’idea di quali siano i contenuti migliori e più importanti che un nuovo utente voglia conoscere.

Percio’ puoi utilizzare tali contenuti per garantire che i tuoi follow-up siano estremamente interessanti per i destinatari.

M) L’intervallo tra un messaggio e l’altro

Abbiamo gia’ parlato di questo tema in un paragrafo precedente.

Ne riparliamo ancora per rimarcare alcuni concetti.

E’ importante pianificare come distanziare i messaggi e-mail tra di loro.

In genere si afferma di ridurre gli intervalli tra i messaggi quando si e’ all’inizio della sequenza del follow-up, e cioe’ quando gli iscritti siano più coinvolti e più entusiasti di ricevere le tue informazioni.

Una distanza di due o tre giorni tra le e-mail è spesso considerata ideale.

Tuttavia, man mano che invii i tuoi messaggi alcuni ritengono che sia meglio incrementare tale intervallo tra i messaggi in modo da non rischiare di infastidire gli iscritti con troppi messaggi, per evitare di essere definito come uno spammer o di avere troppi iscritti che si cancellino dalla tua lista.

Quando sei verso la fine della sequenza, sarebbero sufficienti da cinque giorni ad una settimana tra ogni e-mail per essere comunque presente nella mente dei tuoi iscritti, senza creare problemi di cancellazione o reclami di spam.

Non sarei molto d’accordo con queste impostazioni, ma ne parlero’ meglio nel prossimo paragrafo.

N) Quanti messaggi dovresti inviare?

Anche in merito a questo tema ne abbiamo gia’ discusso, ma in questa sede vogli citare alcuni orientamenti di personaggi che hanno avuto un ottimo seguito nel panorama del webmarketing.

Esistono molti orientamenti riguardo a questo tema, ma anche sistemi che ti costringono a non inviare troppe e-mail.

Alcune piattaforme di e-mail marketing ti permetteranno di inviare non piu’ di dieci messaggi per evitare potenziali reclami di spam e problemi di consegna.

Altre aziende ritengono che venti messaggi automatici sia il numero appropriato per poter operare.

La maggior parte degli studi, tuttavia, arriva a stabilire che il numero ideale di messaggi da inviare sia tra i dodici e i quindici.

Infatti dieci e-mail potrebbero non essere abbastanza per costruire una relazione significativa con i tuoi nuovi utenti, ma più di quindici possono superare il limite di tolleranza per un iscritto.

Dovrai fare alcuni test per scoprire davvero la soluzione migliore.

Partire con una dozzina di messaggi dovrebbe essere la soluzione ottimale.

Tuttavia queste teorie ormai fanno parte del passato.

Infatti le tue informazioni potrebbero essere davvero così convincenti e coinvolgenti che gli utenti potrebbero voler ricevere venti ed anche piu’ messaggi senza mai lamentarsi.

D’altra parte, potresti scoprire che se gli utenti non hanno aderito alla tua offerta o sviluppato una relazione con te già dalla terza e-mail, non vale la pena dedicare il tuo tempo a continuare a inviare loro messaggi inutili.

E comunque pare che attualmente lo stato dell’arte sembra suddiviso tra coloro che puntano sull’automazione e preferiscono inviare poche email ma buone e coloro che la pensano diversamente, e procedono con invii anche giornalieri e per periodi in cui i contenuti vengono completamente stravolti e diversificati.

Secondo il primo orientamento, con dei sistemi automatici puoi creare dei segmenti di mercato in base al comportamento del cliente, quindi riusciresti ad inviare email solo a chi sia veramente interessato.

Per chi invece ritiene che sia meglio inviare email piu’ frequentemente, il suo pensiero si basa esclusivamente sui risultati economici di un certo rilievo ottenuti, dovuti a campagne massicce di messaggi email.

E quindi ritiene che in generale piu’ messaggi invii, piu’ la lista diventa profittevole.

Infatti tale opinione individua perfettamente il problema, costituito non tanto dal numero dei messaggi che invii e quindi anche dal minor intervallo tra un messaggio e l’altro, ma dai contenuti che invii.

Io la penso in un modo intermedio.

Certamente se hai creato una newsletter e mandi un email al giorno e’ chiaro che la qualita’ dei contenuti tende ad abbassarsi, ma se invii un messaggio ogni due giorni per mesi e mesi, e che abbia per oggetto un tuo corso, e’ chiaro che chi non si cancella dopo il terzo od il quarto messaggio, ha dimostrato chiaramente intenzione di rimanere iscritto per tutta la durata del corso.

Percio’ ho adottato un’altra strategia, e cioe’, prima di inviare un corso di 72 o 130 email, faccio un piccolo test con un corso base, in modo che chi si iscriva per ricevere il corso avanzato sappia gia’ quale sia l’argomento che andro’ ad approfondire.

O) Evita di sminuire la qualita’ delle tue offerte

E’ allettante supporre che potresti incentivare maggiormente le tue offerte nei tuoi messaggi, inserendo dei prodotti di alta qualita’, ed eventualmente praticando degli ulteriori sconti, ma potresti anche inevitabilmente finire per stancare iscritti e clienti.

E’ anche vero che se i clienti non hanno aderito alla tua offerta al momento dell’invio delle prime e-mail, per quanto la tua offerta possa essere stata definita oggettivamente come la migliore che tu possa mai aver presentato, essa potrebbe eventualmente anche essere non giudicata all’altezza delle loro esigenze.

D’altra parte, ricorda che se hai offerto il 10% di sconto ai nuovi iscritti e/o clienti nella prima email ed in seguito offri il 50% agli stessi destinatari nella decima email, non solo non farai cambiare idea ai destinatari, non solo farai percepire, attraverso lo sconto ulteriore, un valore del tuo prodotto inferiore a quello dei prodotti della concorrenza, non solo non farai altro che stancare gli iscritti e/o i clienti sin dalla prima email, ma tale prassi getterà cattiva luce sulla tua immagine ed essi non diventeranno mai i clienti fidelizzati da te desiderati, e che acquistino con continuita’.

Dovrai bilanciare le tue esigenze aziendali quando prendi queste decisioni.

Tuttavia, costruire la fedeltà dei clienti dovrebbe essere sempre una priorità!

P) Presta attenzione al monitoraggio dei rapporti

Gli autoresponder normalmente sono dotati della funzione di tracking, la quale ti puo’ dare un report che ti puo’ fornire delle informazioni utilissime sul comportamento dei tuoi iscritti.

Grazie a tali rapporti potrai apportare le necessarie modifiche, in modo da ottimizzare il rendimento dei tuoi follow-up.

Esiste un follow-up in cui la frequenza di apertura è particolarmente bassa?

È probabile che i contenuti di quel follow-up non siano così importanti per i tuoi iscritti e che tu debba solo modificarne il contenuto.

Esiste un follow-up di messaggi in cui la percentuale di cancellazioni sia incredibilmente alta?

In tal caso, tale contenuto deve essere cambiato radicalmente ed immediatamente.

Esistono autoresponder in cui la percentuale di clic è molto elevata?

In tal caso, quei contenuti dovrebbe essere emulati e ripetuti in altri follow-up.

Gli autoresponder rappresentano un’ottima opportunità per acquisire dati via email in tempo reale allo scopo utilizzarli per migliorare immediatamente il rendimento del tuo piano di follow-up marketing on line.

P) Pianifica la revisione delle impostazioni e dei contenuti del tuo autoresponder

La migliore soluzione strategica finale per gli autoresponder e’ quella di non dimenticare mai di controllare e aggiornare i contenuti periodicamente.

Il tuo programma di risposta automatica e’ sempre in esecuzione in background ed e’ uno strumento di marketing talmente diffuso perché richiede una bassa manutenzione, che potresti dimenticarti di controllarlo, come invece dovrebbe esserlo, per verificarne le impostazioni, i contenuti e magari cambiare le immagini o inserirne di nuove, dove non ve ne siano.

Quindi dedica almeno un giorno al trimestre o al semestre per riesaminare impostazioni e contenuti del tuo autoresponder.

Qual è il modo migliore per potersi ricordare di dover esperire un tale controllo?

Sia che tu utilizzi i promemoria del calendario di Outlook, o un software di gestione dei progetti o un’app per smartphone, per inviarti promemoria sulle attivita’ da compiere, assicurati comunque di impostare un sistema che ti avvisi quando sia arrivato il momento di controllare il contenuto del autoresponder per assicurarti che sia ancora tutto funzionante e convincente.

Certamente la caratteristica piu’ importante di un autoresponder è che, dopo averlo impostato inizialmente, richiede pochissimo lavoro ed offre un ottimo ritorno sull’investimento.

Tuttavia ciò non significa che non dovresti dedicarti al suo controllo per esaminarne i risultati su base periodica.

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