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10 giugno 2021

Capitolo XII - Follow-up e assistenza. Seconda lezione - Assistenza e Frequently Asked Questions

Se hai creato un sistema di assistenza automatizzato, non solo potrai dare assistenza agli attuali clienti, ma potrai fornire risposte tempestive ai tuoi potenziali clienti per richieste di semplici informazioni, prima di decidersi ad acquistare.

E del resto e’ proprio così che funziona: in internet la gente e’ alla ricerca continua di informazioni e se queste sono immediate ed esatte, potrai conquistare clienti sempre piu’ soddisfatti e sicuri per il loro nuovo acquisto.

Inoltre avranno la certezza che, nel caso di un problema, sarai pronto e disponibile a dare l’assistenza che un cliente merita.

Prova ad immaginare cosa potra’ pensare il nuovo cliente:

“Wow, che servizio! E pensare che sono stato assistito in modo perfetto che non ero ancora un cliente, figuriamoci la soddisfazione che potro’ avere d’ora in poi!”

Invece l’incertezza e i rinvii possono solo farti perdere clienti su clienti, e concludere sempre meno vendite.

Il modo con cui organizzerai l’assistenza, le richieste di informazioni, le risposte ed i loro contenuti, rappresentera’ in modo evidente come tu gestirai i loro acquisti.

Fai capire che l’assistenza ai clienti e’ basata su di un sistema rapido ed efficiente.

Riduci ai minimi termini le perdite di tempo e le inutili azioni ripetitive giornaliere, in modo da far crescere il tuo business, invece di incontrare ostacoli in continuazione.

Talvolta il miglior modo per affrontare determinati ostacoli e’ proprio quello di evitare di crearteli da solo!

Inoltre piu’ farai crescere il tuo business e piu’ l’automazione ti fara’ risparmiare tempo.

La scelta di automatizzare i tuoi processi fin dall’inizio ti consentira’ di correggere gli errori e di fare le modifiche opportune, senza grossi intoppi.

Se invece la decisione di automatizzare fosse piu’ tardiva, eventuali disguidi potrebbero costarti molto di piu’ in perdite di affari, tempo ed energie.

Ma la cosa piu’ bella dell’automazione e’ che puoi impostarla con Email Marketer o arpReach, solo perdendo un’ ora o forse due, per inserire nel tuo sistema uno o piu’ autoresponder.

Un autoresponder potra’ rispondere automaticamente ad una qualsiasi richiesta inviata via e-mail ad un particolare indirizzo che avrai creato appositamente.

Ecco come potrai organizzare ed impostare il tuo sistema automatico di assistenza alla clientela, nel caso in cui vi sia, una richiesta di informazioni da parte di un potenziale cliente.

Un visitatore arriva al tuo sito e legge la tua lettera di vendita.

Egli potrebbe essere anche interessato al tuo prodotto, ma ha un problema che richiede una risposta, prima di poter procedere nell’acquisto.

Così egli decide di inviare un email all’indirizzo del tuo autoresponder, ad esempio, faq@tuodominio.com, cioe’ l’indirizzo magari creato proprio allo scopo di dare assistenza a chi e’ intenzionato ad acquistare un tuo prodotto.

La tua esperienza nel rispondere alle richieste dei tuoi potenziali clienti ha dimostrato che ci sono almeno dieci richieste simili che vengono fatte in continuazione.

Percio’, piuttosto che rispondere ad ogni richiesta individualmente, perche’ perderesti del tempo prezioso ed affogheresti letteralmente in decine e decine di risposte manuali, costruisci il tuo sistema di assistenza ai clienti, creando un elenco di FAQ, o frequently asked questions, o richieste di assistenza piu’ frequenti.

Poi inserisci questo elenco di faq in un massaggio del tuo autoresponder, così quando il potenziale cliente od un cliente inviera’ un messaggio di richiesta di informazioni, potra’ ottenere una risposta automatica.

Tutto questo e’ molto facile da fare con un software autoresponder professionale!

E dicevo che ti costa solo un’ora o poco piu’ di tempo per impostarlo, ma ti assicuro che potrai risolvere lo stesso problema, che si ripresenti ad un qualsiasi altro potenziale cliente, il quale soddisfatto per la risposta, decidera’, senza esitare, di acquistare il tuo prodotto e/o servizio.

Il messaggio che il richiedente ricevera’, potra’ avere il seguente contenuto:

*****************************************

Oggetto: risposta alla Vostra gentile richiesta. Buongiorno!

Siamo lieti di rispondere alla Vostra richiesta di informazioni e Vi siamo grati per averci contattati.

La nostra esperienza ci ha suggerito che la maggior parte dei problemi avuti con il prodotto XXZZ ricade nelle 10 ipotesi che potrete individuare subito in fondo al presente messaggio.

Abbiamo risposto immediatamente alla Vostra richiesta con il presente messaggio perche’ sappiamo perfettamente che il Vostro tempo e’ prezioso e vogliamo altresì assicurarci che la Vostra richiesta trovi una risposta nel piu’ breve tempo possibile.

Se il Vostro problema non trovasse soluzione nel presente elenco di casi risolti, non esiti a scriverci al seguente indirizzo info@tuodominio.com e saremo lieti di dare risposta ad ulteriori Vostre richieste.

Nome e cognome Responsabile dell’assistenza Azienda

TuoDominio

(Seguono sotto le dieci possibili risposte ai problemi piu’ comuni).

******************************************

Nel giro di pochi minuti dopo aver inviato l’email, il cliente riceve la tua risposta attraverso l’autoresponder.

Egli sara’ certamente impressionato, perche’:

-  Hai anticipato la sua richiesta.

-  Hai risposto al suo messaggio con rapidita’.

-  Hai risolto il problema dando la sua esatta soluzione.

-  Hai reso estremamente semplice la possibilita’ di fare ulteriori richieste via email.

E tutto questo non fara’ che rafforzare ulteriormente la tua un’immagine, dandole un carattere di elevata professionalita’.

Una risposta rapida rende la tua azienda credibile perche’ avrai dato l’impressione che i tuoi clienti ed i potenziali clienti siano la tua priorita’ e che svolgi il tuo lavoro in modo estremamente serio.

Il potenziale cliente acquistera’ il tuo prodotto e/o servizio?

Non dovresti avere alcun dubbio in merito!

Infatti la possibilita’ che hai di concludere la vendita sono sicuramente maggiori rispetto ad un’azienda che magari abbia fatto attendere il potenziale cliente per una settimana, prima di dare una risposta concreta.

O forse che non ha dato alcuna risposta.

Quanto tempo, risorse ed economie ha richiesto tutto cio’?

Siamo vicini allo zero.

Hai dovuto scrivere solo un’email e utilizzare un autoresponder per automatizzare il servizio per un potenziale cliente.

E potrai utilizzare un sistema identico per fornire assistenza agli attuali tuoi clienti, occasionali e fidelizzati!

Adesso potrai fornire un servizio di assistenza clienti di qualita’, che ti consentira’ di diminuire il tuo carico di lavoro ed avere la possibilita’ di rispondere direttamente di persona solamente a quei clienti o prospect che si siano imbattuti in problemi meno frequenti o in situazioni che richiedano la tua presenza.

Se invece non automatizzi il servizio di assistenza, perderai del tempo, forse dei giorni e…probabilmente anche affari e clienti!

Invece con un servizio di assistenza automatizzato ci vogliono solo pochi minuti per rispondere alla richiesta di un cliente o di un prospect, e quei pochi minuti non saranno nemmeno un fastidio a tuo carico, perche’ saranno delegati ai migliori assistenti digitali che esistano sul mercato: i software autoresponder professionali!

Riassumendo con un autoresponder professionale potrai creare una serie di domande e risposte, cioe’ le cosiddette FAQ (frequently asked questions) o domande piu’ comuni, fornendo un ulteriore servizio di assistenza per gli acquirenti di un particolare prodotto.

Potrai copiare l’elenco delle faq, che avrai inserito normalmente nelle pagine del tuo sito, direttamente in un messaggio del tuo autoresponder ed inviarlo a coloro che hanno bisogno di maggiori informazioni su di un prodotto o che devono risolvere un problema.

Oltre ai vantaggi di cui abbiamo gia’ parlato, e’ sempre necessario creare un servizio di assistenza con un autoresponder perche’ molto spesso e’ difficile trattenere i visitatori esclusivamente nel proprio sito web, allo scopo di far conoscere tutte le risposte che possono essere date alle loro domande.

E ripeto che in tal modo potrai alleggerire il lavoro di un eventuale servizio di assistenza on line, che potra’ essere utilizzato per risolvere i problemi piu’ urgenti e piu’ frequenti.